Berichten met label organiseren

Je eigen werk, je eigen leven, je tijd en jezelf organiseren is geen eigenschap die, eenmaal niet uitgereikt bij geboorte, voor altijd gemist moet worden. Het is een vaardigheid die aan te leren is. Dat is dan ook het uitgangspunt van waaruit mijn bedrijf, Kijk op Organizing , mensen en organisaties traint en coacht bij efficiënter en effectiever zijn. Mijn doel daarbij is dat deze vaardigheden bijdragen aan meer succes, kwaliteit, creativiteit en balans. Hoe meer je leider wordt van je eigen leven, hoe meer tijd je kunt besteden aan zaken die je belangrijk vindt, waar je goed in bent, die je leuk vindt, kortom waarvan je een goed gevoel krijgt.

Een groot probleem waardoor veel mensen de bomen door het bos zijn kwijtgeraakt is de grote hoeveelheid informatie die we tot ons kunnen nemen. Je e-mailbox bevat steeds meer niet aan jou persoonlijk gerichte post, voor elke doelgroep zijn minstens 20 tijdschriften en dagbladen op de markt en voor elke nieuwe aanschaf zijn we uren bezig met product- en prijsvergelijkingen.

Een cliënt van mij met een goedlopend eigen bedrijf vroeg mij hem te coachen bij het op orde krijgen van zijn kantoor, het creëren van een systematische indeling en het beter leren omgaan met zijn tijd. Hij behoorde tot de categorie mensen die zijn cliënten vanwege chaos niet meer kon ontvangen op zijn eigen kantoor. Bij het organiseren en systematiseren van alle informatie op zijn bureau, in de kasten, op de planken en op de grond kwam ik grote hoeveelheden vaktijdschriften tegen die nog in het plastic zaten. Hij had wel vier abonnementen en ze waren het laatste anderhalf jaar niet meer uitgepakt. Toen zijn ruimte helemaal af was en de uitstraling had waarnaar hij al tijden had verlangd, lagen daar op een grote tafel nog zes keurige stapels tijdschriften. Ik heb hem toen het volgende geadviseerd:
• Behoud alleen het meeste recente exemplaar van elke vakblad.
• Gooi de rest weg of geef ze weg aan collega’s.
• Reserveer in de komende twee weken tijd voor het doornemen van de verschillende bladen.
• Maak een keuze voor één of maximaal twee tijdschriften en zeg de rest van de abonnementen op.

Ik weet dat dit advies vaak veel weerstand oproept, variërend van ‘ik heb dit nodig voor mijn werk’, ‘ik wil hier nog in kunnen zoeken’ tot de grote angst dat je vakinhoudelijk niet bijblijft. Realiteit is dat hij een goed lopend hoog gewaardeerd eigen bedrijf heeft en dat hij al anderhalf jaar geen tijdschriften meer heeft gelezen. Wat hij wel heeft gedaan is zich daar anderhalf jaar lang schuldig over voelen.

Drie maanden later sprak ik deze cliënt opnieuw voor een evaluatiegesprek. Hij ontving mij in zijn kantoor en ik vond hem er zichtbaar ontspannen uitzien. Aan de muur was een opbergsysteem bevestigd waarin drie tijdschriften hingen. ‘Ja’, vertelde hij, ‘dat heb ik aangeschaft om mij eraan te herinneren dat ik hier slechts plek heb voor drie tijdschriften. Na jouw vertrek drie maanden geleden had ik nog wel het advies opgevolgd om de verschillende vakbladen door te nemen en ik had ook wel een keus gemaakt welke ik wilde behouden, maar verder geen actie ondernomen. Enkele weken later lagen er alweer twaalf tijdschriften op mijn kantoor en ik merkte ineens hoe onrustig en ontevreden ik er van werd. Ik heb toen diezelfde middag drie tijdschriften opgezegd en de resterende exemplaren naar een collega van mij laten sturen.’

Blijkbaar was mijn boodschap toch overgekomen; deze cliënt had geleerd dat bij het vergaren van informatie je eigen behoefte doorslaggevend is en niet het steeds groter wordend aanbod.

Glunderend besloot hij zijn relaas met: ‘Ik voel me helemaal opgelucht, het scheelt me veel tijd, schuldgevoel en nu zelfs ook geld’. En ik, ik glunderde mee.

Marijke Blommendaal heeft een eigen bedrijf, Kijk op Organizing. Speciaal voor James4you deelt zij haar ervaringen op het gebied van efficiënt organiseren. Voor meer informatie: www.kijkoporganizing.nl

Gerelateerde posts

• Dubbel verzekeren, enkel uitgekeerd krijgen (0)
• James4You & Marijke Organiseren (2)
• Het leven van een Personal Assistant (0)